MELVS Voice

Telefonische Kundenanfragen strukturiert erfassen, statt sie im Tagesgeschäft untergehen zu lassen.

Telefonie Anfrageerfassung Human Handoff

Problem

Anrufe kommen dann, wenn gerade niemand Zeit hat.

Auf der Baustelle, im Kundengespräch oder unter der Dusche: Ein Anruf, der nicht angenommen wird, ist für den Anrufer oft einfach ein Anruf bei einem anderen Betrieb. Wer zurückruft, wann und worum es ging, bleibt dann Zufall statt System.

Beispielhafte Darstellung

Eingehender Anruf, niemand erreichbar

Lösung

MELVS Voice nimmt den Anruf entgegen und erfasst das Anliegen.

Statt eines unbeantworteten Anrufs entsteht ein strukturierter Vorgang mit den Angaben, die Ihr Team für die Weiterbearbeitung braucht.

Funktionsweise

Was MELVS Voice im Gespräch übernehmen kann.

Je nach Einrichtung für Ihren Betrieb gehören dazu:

Anrufe entgegennehmen
Anliegen erfassen
Name und Telefonnummer aufnehmen
Anfrage kategorisieren
Dringlichkeit erkennen
Rückrufwunsch erfassen
Informationen an Ihr Team weiterleiten
Human Handoff (Übergabe an einen Menschen), soweit für Ihren Betrieb konfiguriert

Beispielhafte Darstellung

AnliegenRohrbruch, Küche

DringlichkeitHoch

Rückruf gewünschtJa

Typische Einsatzfälle

Wann MELVS Voice besonders hilft.

Team ist auf der Baustelle

Anrufe werden trotzdem entgegengenommen und erfasst, statt zu verhallen.

Mehrere Anrufe gleichzeitig

Auch wenn eine Leitung besetzt ist, geht die nächste Anfrage nicht verloren.

Außerhalb der Geschäftszeiten

Anfragen werden aufgenommen und liegen am nächsten Werktag strukturiert vor.

Wiederkehrende Standardfragen

Häufige Anliegen können direkt erfasst werden, statt jedes Mal neu erklärt zu werden.

Mögliche Vorteile

Was sich für Ihren Betrieb ändern kann.

Weniger unbeantwortete Anrufe im Tagesgeschäft
Strukturierte Angaben statt handschriftlicher Notizzettel
Schnellere Ersteinschätzung von Dringlichkeit
Ihr Team konzentriert sich auf die eigentliche Arbeit

Wie stark sich das für Ihren Betrieb konkret auswirkt, hängt von Anrufaufkommen und bestehenden Abläufen ab und wird in der Potenzialanalyse besprochen.

Beispielhafte Darstellung

VorherHandschriftliche Notiz

NachherStrukturierter Vorgang

Mögliche Integrationen

Anbindung an Ihre bestehende Telefonie.

MELVS Voice wird an Ihre bestehende Rufnummer angebunden. Ihre Kunden wählen weiterhin dieselbe Nummer. Eine Weitergabe erfasster Anfragen an Kalender, Emailpostfach oder andere Bürosysteme wird pro Betrieb geprüft und individuell eingerichtet, abhängig von den dort bereits eingesetzten Systemen.

Grenzen und Voraussetzungen

Was MELVS Voice nicht ist.

MELVS Voice garantiert keine hundertprozentige Erreichbarkeit. Technische Störungen bei Telefonie oder Internetanbindung können Ausfälle verursachen.
Die Spracherkennung ist keine perfekte KI. Bei ungewöhnlichen, sehr komplexen oder undeutlich gesprochenen Anliegen kann es zu Fehlverständnissen kommen.
Für Notfälle, verärgerte Anrufer oder Fälle außerhalb des konfigurierten Umfangs ist eine menschliche Übergabe vorgesehen, keine automatisierte Ferndiagnose oder Entscheidung.
Voraussetzung ist eine technisch anbindbare Telefonnummer beziehungsweise Telefonanlage auf Ihrer Seite.

Ablauf der Einrichtung

Von der Analyse bis zum ersten Anruf.

1Analyse Ihrer Anrufsituation 2Konzept für Ihren Betrieb 3Anbindung an Ihre Rufnummer 4Test mit echten Testanrufen 5Go Live und Betreuung

Prüfen wir gemeinsam, ob MELVS Voice zu Ihrem Betrieb passt.

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